Kompleksowa rejestracja spółki handlowej

Założenie
własnej firmy w formie spółki handlowej jest związane z
koniecznością dopełnienia licznych obowiązków. Dlatego też
każdorazowo osoby decydujące się na założenie firmy w tej formie
powinny skorzystać z pomocy profesjonalistów - np. adwokatów
specjalizujących się w prawie gospodarczym i handlowym, którzy
przeprowadzą wówczas klienta przez cały proces rejestracji spółki
handlowej, który jest wieloetapowy, zapewniając jednocześnie
dochowanie wszelkich formalności z tym związanych.

Po pierwsze, do
założenia spółki niezbędne jest sporządzenie dokumentu, na
podstawie którego spółka będzie funkcjonować w obrocie prawnym.
Dokument ten może mieć postać umowy lub statutu (w zależności od
rodzaju spółki). Profesjonalista pomoże opracować tego rodzaju
dokument, co jest szczególnie istotne z punktu widzenia
odpowiedniego zabezpieczenia interesów poszczególnych wspólników.
Należy pamiętać, iż ten akt założycielski powinien być
sporządzony w odpowiedniej formie (w zależności od rodzaju
zakładanej spółki może być sporządzony w zwykłej formie
pisemnej lub w formie aktu notarialnego). Należy też wspomnieć o
możliwości zawarcia umowy spółki w systemie S24, który dotyczy
jednak wyłącznie prostych spółek, gdyż umowa taka opiera się
wówczas na gotowym wzorze, gdzie nie istnieje możliwość
modyfikacji jej postanowień. W tym zakresie wzorzec umowy spółki
narzuca ograniczenia w zakresie treści umowy spółki (np. dot.
wkładów pieniężnych czy braku możliwości nałożenia na
wspólników obowiązków dopłat). System S24 dotyczy zakładania
następujących rodzajów spółek: jawnej, komandytowej, z
ograniczoną odpowiedzialnością oraz prostych spółek akcyjnych.

Po drugie, należy
obowiązkowo zarejestrować spółkę w KRS - jest to warunek
konieczny nadania tejże spółce podmiotowości prawnej oraz jej
prawidłowego działania w obrocie. Sposób rejestracji spółki jest
uzależniony od tego, jak zawarta została umowa spółki. Otóż,
jeżeli zawarto ją w systemie S24, wówczas rejestracji dokonuje się
tylko i wyłącznie z wykorzystaniem systemu S24 (wówczas wszystkie
osoby podpisujące umowę i biorące udział w rejestracji spółki
muszą posiadać aktywne konto w systemie S24). Istnieje specjalne
centrum wsparcia systemu S24, które zapewnia pomoc w toku
rejestracji spółki w tym systemie. Także w ramach systemu S24 ma
miejsce złożenie wniosku o rejestrację spółki w Krajowym
Rejestrze Sądowym. Wówczas załącznikiem do takiego wniosku jest
podpisana umowa spółki wraz z załącznikami. Wniosek to w istocie
formularz, który należy wypełnić i opłacić (za wpis do KRS
opłata sądowa wynosi 250 zł, ponadto należy uiścić opłatę w
kwocie 100 zł za ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i
Gospodarczym). System S24 prześle opłacony wniosek do sądu
rejestrowego, który jest właściwy dla siedziby spółki.

Jeżeli natomiast
umowa spółki została sporządzona w formie tradycyjnej, wówczas
wniosek o rejestrację spółki w KRS należy złożyć za
pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (tj. za pośrednictwem
e-formularza KRS) - w tym zakresie również warto skorzystać z
pomocy profesjonalisty, który przeprowadzi wówczas klienta przez
cały proces rejestracji spółki w Portalu Rejestrów Sądowych.
Aktualnie nie ma możliwości złożenia wniosku o zarejestrowanie
spółki w KRS w formie papierowej - można to zrobić wyłącznie
internetowo (w formie elektronicznej). Rejestracja ma miejsce po
założeniu konta użytkownika na ww. Portalu. Kolejno należy
wypełnić stosowny wniosek, w którym trzeba wskazać m.in. formę,
siedzibę i adres spółki, jej przedmiot działalności, wysokość
kapitału zakładowego, sposób reprezentowania spółki itd.
Podpisany wniosek należy przesłać do sądu (należy zaznaczyć:
„Złóż wniosek”). Do wniosku należy dołączyć konieczne
elektroniczne załączniki w odrębnych plikach (zgodnie z instrukcją
obsługi załączników do e-formularzy KRS) - m.in. oświadczenie
wszystkich członków zarządu, iż wkłady zostały wniesione w
całości przez wszystkich wspólników. W Portalu Rejestrów
Sądowych wystarczy, że poda się numer aktu notarialnego w
Centralnym Repozytorium Elektronicznych Aktów Notarialnych. Opłata
za wpis do KRS jest wnoszona za pośrednictwem Portalu (systemu
e-Płatności) w sytuacji, gdy umowa spółki została zawarta u
notariusza i wynosi 500 zł plus 100 zł tytułem opłaty za
ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Reasumując,
rejestracja spółki handlowej jest procesem wieloetapowym, o wysokim
stopniu sformalizowania oraz wymagającym znajomości narzędzi temu
służących. W tym kontekście wskazane jest, by przez ten proces
„przeprowadził” nas podmiot profesjonalny. Zwłaszcza, że
konsekwencje pomyłek mogą być surowe - np. brak dołączenia do
wniosku niezbędnych załączników skutkuje zwrotem przez sąd
wniosku bez wezwania do uzupełnienia braków. Ponadto, poza samym
wnioskiem o rejestrację spółki, istnieje konieczność dokonania
dodatkowych zgłoszeń (np. danych uzupełniających do urzędu
skarbowego) czy uiszczenia podatku PCC od umowy spółki w terminie
14 dni od dnia jej zawarcia.