Kompleksowa rejestracja spółki handlowej

Założenie własnej firmy w formie spółki handlowej jest związane z koniecznością dopełnienia licznych obowiązków. Dlatego też każdorazowo osoby decydujące się na założenie firmy w tej formie powinny skorzystać z pomocy profesjonalistów – np. adwokatów specjalizujących się w prawie gospodarczym i handlowym, którzy przeprowadzą wówczas klienta przez cały proces rejestracji spółki handlowej, który jest wieloetapowy, zapewniając jednocześnie dochowanie wszelkich formalności z tym związanych.

Po pierwsze, do założenia spółki niezbędne jest sporządzenie dokumentu, na podstawie którego spółka będzie funkcjonować w obrocie prawnym. Dokument ten może mieć postać umowy lub statutu (w zależności od rodzaju spółki). Profesjonalista pomoże opracować tego rodzaju dokument, co jest szczególnie istotne z punktu widzenia odpowiedniego zabezpieczenia interesów poszczególnych wspólników. Należy pamiętać, iż ten akt założycielski powinien być sporządzony w odpowiedniej formie (w zależności od rodzaju zakładanej spółki może być sporządzony w zwykłej formie pisemnej lub w formie aktu notarialnego). Należy też wspomnieć o możliwości zawarcia umowy spółki w systemie S24, który dotyczy jednak wyłącznie prostych spółek, gdyż umowa taka opiera się wówczas na gotowym wzorze, gdzie nie istnieje możliwość modyfikacji jej postanowień. W tym zakresie wzorzec umowy spółki narzuca ograniczenia w zakresie treści umowy spółki (np. dot. wkładów pieniężnych czy braku możliwości nałożenia na wspólników obowiązków dopłat). System S24 dotyczy zakładania następujących rodzajów spółek: jawnej, komandytowej, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz prostych spółek akcyjnych.

Po drugie, należy obowiązkowo zarejestrować spółkę w KRS – jest to warunek konieczny nadania tejże spółce podmiotowości prawnej oraz jej prawidłowego działania w obrocie. Sposób rejestracji spółki jest uzależniony od tego, jak zawarta została umowa spółki. Otóż, jeżeli zawarto ją w systemie S24, wówczas rejestracji dokonuje się tylko i wyłącznie z wykorzystaniem systemu S24 (wówczas wszystkie osoby podpisujące umowę i biorące udział w rejestracji spółki muszą posiadać aktywne konto w systemie S24). Istnieje specjalne centrum wsparcia systemu S24, które zapewnia pomoc w toku rejestracji spółki w tym systemie. Także w ramach systemu S24 ma miejsce złożenie wniosku o rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wówczas załącznikiem do takiego wniosku jest podpisana umowa spółki wraz z załącznikami. Wniosek to w istocie formularz, który należy wypełnić i opłacić (za wpis do KRS opłata sądowa wynosi 250 zł, ponadto należy uiścić opłatę w kwocie 100 zł za ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym). System S24 prześle opłacony wniosek do sądu rejestrowego, który jest właściwy dla siedziby spółki.

Jeżeli natomiast umowa spółki została sporządzona w formie tradycyjnej, wówczas wniosek o rejestrację spółki w KRS należy złożyć za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (tj. za pośrednictwem e-formularza KRS) – w tym zakresie również warto skorzystać z pomocy profesjonalisty, który przeprowadzi wówczas klienta przez cały proces rejestracji spółki w Portalu Rejestrów Sądowych. Aktualnie nie ma możliwości złożenia wniosku o zarejestrowanie spółki w KRS w formie papierowej – można to zrobić wyłącznie internetowo (w formie elektronicznej). Rejestracja ma miejsce po założeniu konta użytkownika na ww. Portalu. Kolejno należy wypełnić stosowny wniosek, w którym trzeba wskazać m.in. formę, siedzibę i adres spółki, jej przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, sposób reprezentowania spółki itd. Podpisany wniosek należy przesłać do sądu (należy zaznaczyć: „Złóż wniosek”). Do wniosku należy dołączyć konieczne elektroniczne załączniki w odrębnych plikach (zgodnie z instrukcją obsługi załączników do e-formularzy KRS) – m.in. oświadczenie wszystkich członków zarządu, iż wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników. W Portalu Rejestrów Sądowych wystarczy, że poda się numer aktu notarialnego w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Aktów Notarialnych. Opłata za wpis do KRS jest wnoszona za pośrednictwem Portalu (systemu e-Płatności) w sytuacji, gdy umowa spółki została zawarta u notariusza i wynosi 500 zł plus 100 zł tytułem opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Reasumując, rejestracja spółki handlowej jest procesem wieloetapowym, o wysokim stopniu sformalizowania oraz wymagającym znajomości narzędzi temu służących. W tym kontekście wskazane jest, by przez ten proces „przeprowadził” nas podmiot profesjonalny. Zwłaszcza, że konsekwencje pomyłek mogą być surowe – np. brak dołączenia do wniosku niezbędnych załączników skutkuje zwrotem przez sąd wniosku bez wezwania do uzupełnienia braków. Ponadto, poza samym wnioskiem o rejestrację spółki, istnieje konieczność dokonania dodatkowych zgłoszeń (np. danych uzupełniających do urzędu skarbowego) czy uiszczenia podatku PCC od umowy spółki w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia.