Rejestracja zmian danych spółki w KRS. W jaki sposób prawidłowo złożyć wniosek o zmianę danych?

Spółki, które zarejestrowane zostały w Krajowym Rejestrze Sądowym są zobowiązane zgłaszać do tego rejestru zmiany danych, które przykładowo dotyczyć mogą: zmiany siedziby, zmian w składzie osobowym zarządu, zmian danych wspólników, zmian w kodach PKD, zmian w umowie spółki itd. Zatem stosunkowo często przedsiębiorcy będą mieli do czynienia z taką koniecznością.

W jaki sposób prawidłowo złożyć wniosek o zmianę danych? Otóż po pierwsze, aktualnie wniosek taki należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej. Od dnia 1 lipca 2021 r. podmioty, które zostały wpisane do rejestru przedsiębiorców (KRS) mają obowiązek składać wszystkie wnioski o zmianę danych w rejestrze wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Te złożone w tradycyjnej formie papierowej wnioski nie będą rozpatrywane przez sąd. Po drugie, w sytuacji, gdy umowę spółki lub akt założycielski zawarto w formie notarialnej, należy wniosek o zmianę danych złożyć za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Jeżeli natomiast umowę spółki zawarto na formularzu umowy w S24, wówczas wniosek także należy złożyć w systemie teleinformatycznym S24. Aby skutecznie złożyć wniosek za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych, należy posiadać konto w tymże portalu. Założenie konta wymaga ponadto autoryzacji za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Kolejno należy prawidłowo uzupełnić wniosek („Wniosek o zmianę”) poprzez wskazanie danych, które uległy zmianie. Wymaga to przejścia przez elektroniczny formularz KRS składający się z 7 następujących sekcji:

• Nazwa wniosku.
• Dane podmiotu.
• Oświadczenie spółki.
• Wnioskodawca/Pełnomocnik.
• Sąd.
• Zakres informacyjny objęty zmianą.
• Załączniki.

Tak przygotowany (uzupełniony) wniosek mogą podpisać wyłącznie: osoba uprawniona do reprezentacji spółki bądź pełnomocnik procesowy (tzn. adwokat lub radca prawny), który powołany został do reprezentowania spółki. Podpisany i opłacony wniosek należy kolejno przesłać do sądu rejestrowego poprzez kliknięcie przycisku: „Złóż wniosek”. Należy też pamiętać o konieczności dołączenia do wniosku wszystkich niezbędnych dokumentów, które potwierdzają zaistnienie zmian (w postaci elektronicznych załączników).

Z powyższego wynika, że rejestracja zmian danych spółki jest czynnością wieloetapową, wymagającą doświadczenia w zgłaszaniu tego typu zmian oraz biegłego poruszania się w portalu. Z tych też względów każdorazowo warto w tym celu skorzystać z pomocy adwokata specjalizującego się w tego rodzajach zgłoszeniach za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych oraz mającego w tym zakresie doświadczenie.